Wer leidet nicht in unserer heutigen modernen Bürowelt unter einer ständig grösseren Flut von Emails? In einem Artikel der NZZ wird an die Selbstkontrolle appelliert. Dennoch: „Die E-Mail ist allgegenwärtig in der Arbeitswelt und wird von vielen als das beste und wichtigste Arbeitsmittel betrachtet. Es muss hingegen zwischen zwei Aspekten abgewogen werden. Einerseits der Notwendigkeit, sich über E-Mail in einem Team zu koordinieren und Informationen auszutauschen, anderseits der Überlastung wegen zu vieler E-Mails. Das Weiterleiten von unwichtigen Informationsmails oder die Übernutzung der CC-Funktion werden dabei häufig als Problem benannt.

Ich glaube ja eher, dass die falsche Benutzung von Email mit vielen Weiterleitungen und langen Listen von CC-Empfängern durch ein grundsätzliches Informationsproblem hervorgerufen wird. Bei jedem Email sollte der Empfänger im Mittelpunkt stehen. Die Kultur, ich hab’s per Email an alle versendet, die irgendwie mit der Sache was zu tun haben, also soll sich keiner beschweren und sagen er hätte nichts gewusst, führt ähnlich wie Werbesendungen im Briefkasten zum Overload. Vor allem dann, wenn wir all das lesen und bei Email für den Fall der Fälle auch noch ablegen wollen. Email sollte wieder verstärkt eine Kommunikation initiieren, die auch eine Antwort verlangt. Einweg Massenkommunikation per push ist das eigentliche Gift. Ein gutes Intranet mit Dokumentenmanagementsystem erlaubt rechtebasiert eine rasche Suche aller relevanten Informationen, und zwar immer dann, wenn diese benötigt werden. Wenn wir einen Fernseher kaufen, informieren wir uns ja auch im Internet oder im Fachhandel und wühlen nicht in den MediaMarkt-Prospekten der letzten sechs Monate – oder doch?

der wissensarbeiter

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